Описание должности
Эта роль отвечает за обеспечение бесперебойной работы внутренних процессов команды и предоставление всесторонней административной поддержки. Идеальный кандидат будет управлять повседневными задачами, поддерживающими организационную эффективность, включая координацию процедур найма и адаптации новых сотрудников. Они также будут выступать в качестве ключевого связующего звена для коммуникации в команде, обеспечивая четкое понимание и соблюдение всех административных протоколов. Кроме того, должность предполагает работу с финансовыми операциями, такими как обработка платежей, управление отсутствиями и ведение точных записей о расходах и счетах. Кандидат будет решать разовые потребности, связанные с логистикой команды, включая закупку товаров, отслеживание бюджета и другие административные функции, поддерживающие продуктивность команды.
Ключевые обязанности
- Контролировать и оптимизировать внутренние рабочие процессы команды для обеспечения соответствия стандартам компании и операционной эффективности
- Координировать сквозные процессы найма и адаптации новых членов команды, включая подготовку документов, программы ориентации и интеграцию в системы команды
- Поддерживать открытые линии коммуникации с членами команды относительно административных процедур, политик и требований соответствия
- Управлять системами расчета заработной платы и учета отсутствий, обеспечивая своевременную и точную обработку платежей и запросов на отпуск
- Работать с финансовой документацией, включая обработку счетов, бухгалтерские записи и отслеживание расходов для мероприятий команды
- Решать неожиданные административные потребности, такие как закупка товаров, координация мероприятий и временная поддержка проектов
- Сотрудничать с кросс-функциональными командами для выявления улучшений процессов и внедрения решений операционных проблем
- Обеспечивать выполнение всех административных задач в соответствии с юридическими, финансовыми и организационными нормами
- Подготавливать и вести детальные записи всех административных действий для целей аудита и справки команды
- Оказывать поддержку во время переходных периодов в команде, включая управление документацией и передачу процедур новым членам команды
Требования к должности
- Подтвержденный опыт работы в административных операциях или ролях координации команды (минимум 2 года)
- Сильные организационные навыки с возможностью управления несколькими задачами одновременно в условиях быстрого темпа работы
- Отличные коммуникативные способности, включая письменные и устные навыки для передачи административных процедур членам команды
- Владение бухгалтерским программным обеспечением, системами расчета заработной платы и инструментами управления офисом (например, Excel, Google Workspace)
- Знание процессов HR и требований соответствия, связанных с адаптацией сотрудников и управлением отсутствиями
- Способность точно работать с финансовой документацией, включая обработку счетов и отслеживание расходов
- Внимание к деталям для обеспечения точного выполнения всех административных задач и соблюдения политик компании
- Навыки решения проблем для эффективного удовлетворения разовых потребностей и преодоления административных трудностей
- Способность к командному сотрудничеству для эффективной работы с кросс-функциональными отделами и поддержки операций команды
- Базовое понимание финансовых принципов и бухгалтерских практик для управления расходами и платежами команды
- Способность сохранять конфиденциальность и работать с конфиденциальной информацией, связанной с операциями команды и финансовыми записями
- Владение английским языком для четкой коммуникации с членами команды и заинтересованными сторонами
- Гибкость для адаптации к изменяющимся приоритетам и поддержки потребностей команды в пиковые периоды или непредвиденных ситуациях
- Знание лучших практик управления офисом для обеспечения бесперебойной повседневной работы и продуктивности команды