职位描述
本岗位负责确保团队内部流程顺畅运作，并提供全面的行政支持。理想人选将统筹维护组织效率的日常事务，包括协调新员工招聘与入职程序。同时需作为团队沟通的关键纽带，确保所有行政规范得到清晰理解和执行。此外，该职位涉及处理付款核算、缺勤管理等财务操作，并维护费用与发票的准确记录。候选人还需应对团队后勤相关的临时需求，包括商品采购、预算追踪及其他提升团队效能的行政职能。
核心职责
- 监督并优化团队内部工作流，确保符合公司标准与运营效率
- 统筹新成员端到端的招聘入职流程，包括文件准备、入职培训及团队系统融入
- 保持与团队成员关于行政流程、政策及合规要求的畅通沟通
- 管理薪资与缺勤追踪系统，确保付款与休假申请处理的及时性和准确性
- 处理财务文件，包括团队活动相关的发票处理、会计记录及费用追踪
- 应对突发行政需求，如物资采购、活动协调及临时项目支持
- 跨部门协作识别流程改进点，针对运营挑战实施解决方案
- 确保所有行政工作符合法律、财务及组织规范要求
- 为审计和团队参考之需，准备并维护行政活动的详细记录
- 在团队过渡期提供支持，包括文档管理及向新成员进行程序交接
任职要求
- 具备行政运营或团队协调岗位经验（至少2年）
- 出色的多任务管理能力，适应快节奏工作环境
- 优秀的书面及口头表达能力，能清晰传达行政规程
- 熟练使用财务软件、薪资系统及办公管理工具（如Excel、Google Workspace）
- 了解员工入职与缺勤管理相关的HR流程及合规要求
- 准确处理财务文件的能力，包括发票核销与费用追踪
- 注重细节，确保行政工作精准执行并符合公司政策
- 具备解决临时需求及高效处理行政问题的能力
- 良好的跨部门协作能力，有效支持团队运作
- 掌握财务管理基础知识，能处理团队相关支出与付款
- 严守机密，妥善处理团队运营及财务记录的敏感信息
- 英语熟练，能与团队成员及利益相关者清晰沟通
- 灵活适应优先级变化，在业务高峰或突发情况下支持团队需求
- 熟悉办公室管理最佳实践，保障日常运营与团队效能
