Mô Tả Công Việc
Vai trò này chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động trơn tru của các quy trình nội bộ nhóm và cung cấp hỗ trợ hành chính toàn diện. Ứng viên lý tưởng sẽ quản lý các nhiệm vụ hàng ngày nhằm duy trì hiệu quả tổ chức, bao gồm phối hợp các quy trình tuyển dụng và onboarding cho nhân viên mới. Họ cũng sẽ đóng vai trò là cầu nối giao tiếp chính trong nhóm, đảm bảo mọi quy trình hành chính được hiểu rõ và tuân thủ. Ngoài ra, vị trí này liên quan đến việc xử lý các hoạt động tài chính như thanh toán, quản lý nghỉ phép và duy trì hồ sơ chính xác về chi phí và hóa đơn. Ứng viên sẽ giải quyết các nhu cầu phát sinh liên quan đến hậu cần nhóm, bao gồm mua sắm hàng hóa, theo dõi ngân sách và các chức năng hành chính khác hỗ trợ hiệu suất nhóm.
Trách Nhiệm Chính
- Giám sát và tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ nhóm để đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn công ty và hiệu quả hoạt động
- Phối hợp quy trình tuyển dụng và onboarding từ đầu đến cuối cho thành viên mới, bao gồm chuẩn bị tài liệu, chương trình định hướng và tích hợp vào hệ thống nhóm
- Duy trì kênh giao tiếp cởi mở với thành viên nhóm về quy trình hành chính, chính sách và yêu cầu tuân thủ
- Quản lý hệ thống tính lương và theo dõi nghỉ phép, đảm bảo xử lý kịp thời và chính xác các khoản thanh toán và yêu cầu nghỉ
- Xử lý tài liệu tài chính bao gồm hóa đơn, hồ sơ kế toán và theo dõi chi phí cho các hoạt động liên quan đến nhóm
- Giải quyết các nhu cầu hành chính phát sinh như mua sắm hàng hóa, tổ chức sự kiện và hỗ trợ dự án tạm thời
- Hợp tác với các nhóm chức năng chéo để xác định cải tiến quy trình và triển khai giải pháp cho thách thức vận hành
- Đảm bảo mọi nhiệm vụ hành chính hoàn thành theo quy định pháp lý, tài chính và tổ chức
- Chuẩn bị và duy trì hồ sơ chi tiết về mọi hoạt động hành chính cho mục đích kiểm toán và tham khảo nhóm
- Hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi nhóm, bao gồm quản lý tài liệu và bàn giao quy trình cho thành viên mới
Yêu Cầu Công Việc
- Có kinh nghiệm trong hoạt động hành chính hoặc vai trò điều phối nhóm (tối thiểu 2 năm)
- Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ với khả năng quản lý đa nhiệm trong môi trường nhịp độ nhanh
- Khả năng giao tiếp xuất sắc, bao gồm kỹ năng viết và nói để truyền đạt quy trình hành chính cho thành viên nhóm
- Thành thạo phần mềm kế toán, hệ thống tính lương và công cụ quản lý văn phòng (ví dụ: Excel, Google Workspace)
- Hiểu biết về quy trình nhân sự và yêu cầu tuân thủ liên quan đến onboarding nhân viên và quản lý nghỉ phép
- Khả năng xử lý tài liệu tài chính chính xác, bao gồm hóa đơn và theo dõi chi phí
- Chú ý chi tiết để đảm bảo mọi nhiệm vụ hành chính hoàn thành chính xác và tuân thủ chính sách công ty
- Kỹ năng giải quyết vấn đề để đáp ứng nhu cầu phát sinh và xử lý thách thức hành chính hiệu quả
- Khả năng hợp tác nhóm để làm việc hiệu quả với các phòng ban chức năng chéo và hỗ trợ hoạt động nhóm
- Hiểu biết cơ bản về nguyên tắc tài chính và thực hành kế toán để quản lý chi phí và thanh toán liên quan đến nhóm
- Khả năng bảo mật và xử lý thông tin nhạy cảm liên quan đến hoạt động nhóm và hồ sơ tài chính
- Thành thạo tiếng Anh để giao tiếp rõ ràng với thành viên nhóm và các bên liên quan
- Linh hoạt thích ứng với ưu tiên thay đổi và hỗ trợ nhu cầu nhóm trong giai đoạn cao điểm hoặc tình huống bất ngờ
- Hiểu biết về phương pháp quản lý văn phòng tốt nhất để đảm bảo hoạt động hàng ngày trơn tru và hiệu suất nhóm