Описание должности
Эта должность требует высокоорганизованного и внимательного к деталям профессионала, который будет выполнять функции как корпоративного секретаря, так и помощника руководителя. Идеальный кандидат будет управлять личными делами руководителя в Сингапуре, включая, но не ограничиваясь, координацией встреч, планированием назначений и организацией поездок. Кроме того, в обязанности входит контроль за соблюдением корпоративных норм, выполнение административных задач офиса и управление вопросами трудовой практики (EP) при поддержке профессиональных агентств. Кандидат будет выступать в качестве ключевого связующего звена между руководителем и различными заинтересованными сторонами, обеспечивая бесперебойную работу и соблюдение юридических стандартов.
Ключевые обязанности
- Координация и управление личными делами руководителя, связанными с Сингапуром, включая оформление виз, организацию проживания и логистику местных поездок.
- Организация встреч руководителя: планирование времени, подготовка материалов и обеспечение наличия всей необходимой документации для ознакомления.
- Планирование и организация поездок руководителя, включая бронирование авиабилетов, транспортное обеспечение и координацию с местными партнерами.
- Контроль за соблюдением компанией законов и нормативных актов Сингапура, ведение записей и обеспечение соответствия стандартам корпоративного управления.
- Выполнение административных задач офиса, таких как управление документами, переписка и координация с внутренними отделами.
- Сотрудничество с профессиональными агентствами по вопросам трудовой практики (EP), включая отношения с сотрудниками, аудит соответствия и внедрение политик.
- Оказание административной поддержки руководителю, включая управление календарем, организацию электронной почты и подготовку отчетов.
- Выступление в качестве связующего звена между руководителем и внешними партнерами, обеспечение четкой коммуникации и своевременного решения вопросов.
- Мониторинг и ведение корпоративных записей, обеспечение их точности и соответствия юридическим требованиям.
- Поддержка руководителя в поддержании профессионального имиджа путем организации публичных выступлений, взаимодействия с медиа и социальных мероприятий.
Требования к должности
- Минимум 3 года опыта работы на административных должностях, предпочтительно в корпоративной или исполнительной среде.
- Подтвержденный опыт управления делами, связанными с Сингапуром, включая процессы оформления виз и местную логистику.
- Глубокое понимание процедур корпоративного соответствия и юридических рамок Сингапура.
- Отличные организаторские способности с умением управлять несколькими задачами одновременно в условиях высокой загруженности.
- Свободное владение английским и китайским языками, знание других языков приветствуется.
- Способность работать самостоятельно и проявлять инициативу в решении проблем.
- Сильные коммуникативные навыки, как письменные, так и устные, для эффективного взаимодействия с руководителями и внешними сторонами.
- Внимание к деталям для обеспечения точности в административных задачах и документации.
- Знание нормативных актов и процедур трудовой практики (EP), опыт координации с профессиональными агентствами.
- Способность сохранять конфиденциальность и обращаться с конфиденциальной информацией с осторожностью.
- Владение офисным программным обеспечением и инструментами для планирования, управления документами и коммуникации.
- Отличные навыки тайм-менеджмента для соблюдения сроков и эффективного расстановки приоритетов.
- Способность адаптироваться к изменяющимся приоритетам и работать под давлением, сохраняя высокий уровень профессионализма.
- Сильные межличностные навыки для построения и поддержания позитивных отношений с коллегами, клиентами и партнерами.
- Знание стандартов корпоративного управления и процедур соответствия.
- Способность проводить исследования и предоставлять точную информацию по юридическим и нормативным вопросам.
- Опыт управления графиком руководителя и координации с несколькими отделами.
- Умение готовить и представлять отчеты для высшего руководства.
- Способность обращаться с конфиденциальной и чувствительной информацией с осторожностью и честностью.