Mô tả Công việc
Vị trí này yêu cầu một chuyên gia có tính tổ chức cao và chú trọng chi tiết để đảm nhận cả vai trò Thư ký Công ty và Trợ lý Sếp. Ứng viên lý tưởng sẽ quản lý các công việc cá nhân của lãnh đạo tại Singapore, bao gồm nhưng không giới hạn việc phối hợp cuộc họp, lên lịch hẹn và lập kế hoạch hành trình công tác. Ngoài ra, vai trò này liên quan đến việc giám sát các vấn đề tuân thủ công ty, xử lý nhiệm vụ hành chính văn phòng và quản lý Thực hành Tuyển dụng (EP) với sự hỗ trợ của các đơn vị chuyên nghiệp. Ứng viên sẽ đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa lãnh đạo và các bên liên quan, đảm bảo hoạt động trơn tru và tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý.
Trách nhiệm chính
- Phối hợp và quản lý các công việc cá nhân liên quan đến Singapore của sếp, bao gồm xử lý thị thực, sắp xếp chỗ ở và hậu cần di chuyển địa phương.
- Tổ chức các cuộc họp điều hành bằng cách sắp xếp khung giờ, chuẩn bị tài liệu họp và đảm bảo mọi giấy tờ cần thiết sẵn sàng để xem xét.
- Lập kế hoạch và thực hiện hành trình công tác cho sếp, bao gồm đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện đi lại và phối hợp với đối tác địa phương.
- Giám sát việc tuân thủ luật pháp và quy định của Singapore của công ty, duy trì hồ sơ và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp.
- Xử lý các nhiệm vụ hành chính văn phòng như quản lý tài liệu, thư từ và phối hợp với các phòng ban nội bộ.
- Hợp tác với các đơn vị chuyên nghiệp để quản lý các vấn đề Thực hành Tuyển dụng (EP), bao gồm quan hệ nhân viên, kiểm toán tuân thủ và triển khai chính sách.
- Cung cấp hỗ trợ hành chính cho lãnh đạo, bao gồm quản lý lịch trình, sắp xếp email và chuẩn bị báo cáo.
- Đóng vai trò là cầu nối giữa lãnh đạo và đối tác bên ngoài, đảm bảo giao tiếp rõ ràng và giải quyết vấn đề kịp thời.
- Theo dõi và duy trì hồ sơ công ty, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
- Hỗ trợ lãnh đạo duy trì hình ảnh chuyên nghiệp bằng cách quản lý các buổi xuất hiện công chúng, tương tác truyền thông và sự kiện xã hội.
Yêu cầu Công việc
- Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong các vai trò hỗ trợ hành chính, ưu tiên môi trường doanh nghiệp hoặc điều hành.
- Kinh nghiệm đã được chứng minh trong việc quản lý các công việc liên quan đến Singapore, bao gồm quy trình thị thực và hậu cần địa phương.
- Hiểu biết sâu sắc về quy trình tuân thủ công ty và khung pháp lý Singapore.
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc với khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ đồng thời trong môi trường nhịp độ nhanh.
- Thành thạo tiếng Anh và tiếng Quan Thoại, có kiến thức trung cấp về các ngôn ngữ khác nếu cần.
- Khả năng làm việc độc lập và chủ động trong giải quyết vấn đề.
- Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, cả bằng văn bản và lời nói, để tương tác hiệu quả với lãnh đạo và các bên liên quan bên ngoài.
- Chú ý đến chi tiết để đảm bảo độ chính xác trong mọi nhiệm vụ hành chính và tài liệu.
- Hiểu biết về quy định và thủ tục Thực hành Tuyển dụng (EP), có kinh nghiệm phối hợp với các đơn vị chuyên nghiệp.
- Khả năng bảo mật và xử lý thông tin nhạy cảm một cách thận trọng.
- Thành thạo sử dụng phần mềm và công cụ quản lý văn phòng để lập lịch, quản lý tài liệu và giao tiếp.
- Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc để đáp ứng thời hạn và ưu tiên nhiệm vụ hiệu quả.
- Khả năng thích ứng với các ưu tiên thay đổi và làm việc dưới áp lực trong khi duy trì mức độ chuyên nghiệp cao.
- Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
- Hiểu biết về tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp và quy trình tuân thủ.
- Khả năng nghiên cứu và cung cấp thông tin chính xác về các vấn đề pháp lý và quy định.
- Kinh nghiệm quản lý lịch trình điều hành và phối hợp với nhiều phòng ban.
- Thành thạo trong việc chuẩn bị và trình bày báo cáo cho ban lãnh đạo cấp cao.
- Khả năng xử lý thông tin bảo mật và nhạy cảm một cách thận trọng và liêm chính.