秘書 at Dragon Roark Fund

職務内容

主な責任

• 上司のシンガポール関連の個人的な業務（ビザ手続き、宿泊手配、現地移動の調整など）を調整・管理します。
• 会議の時間調整、資料準備、必要な書類の確認など、役員会議の運営を行います。
• 上司の旅行計画を立案・実行し、航空券の手配、交通手段の調整、現地パートナーとの連携を行います。
• シンガポールの法律・規制に基づく会社のコンプライアンスを監督し、記録を管理し、企業統治基準の遵守を確保します。
• 文書管理、通信業務、内部部門との連携など、オフィス管理業務を対応します。
• 専門機関と協力し、雇用慣行（EP）関連業務（従業員関係、コンプライアンス監査、ポリシー実施など）を管理します。
• スケジュール管理、メール整理、報告書作成など、上司に対する事務サポートを提供します。
• 上司と外部パートナーとの連絡役として、明確なコミュニケーションと問題の迅速な解決を確保します。
• 会社の記録を監視・管理し、正確性と法的要件の遵守を確保します。
• 上司のプロフェッショナルなイメージ維持をサポートするため、公開行事、メディア対応、社交イベントの管理を行います。

求めるスキル・経験

• 企業または役員環境での事務サポート職における最低3年の経験。
• ビザ手続きや現地ロジスティクスを含む、シンガポール関連業務の管理実績。
• 会社のコンプライアンス手続きとシンガポールの法的枠組みに対する深い理解。
• 迅速な環境で複数の業務を同時に管理できる優れた組織力。
• 英語と中国語に堪能で、必要に応じて他の言語の中級知識。
• 自立して働き、問題解決において自発的に行動できる能力。
• 役員や外部関係者と効果的にコミュニケーションを取るための優れた文章・口頭スキル。
• すべての事務業務と書類の正確性を確保するための細部への注意力。
• 雇用慣行（EP）の規制と手続きに関する知識、専門機関との連携経験。
• 機密情報を慎重に扱い、秘密保持ができる能力。
• スケジュール管理、文書管理、コミュニケーションのためのオフィス管理ソフトウェア・ツールの習熟。
• 締め切りを守り、業務を効果的に優先順位付けする優れた時間管理能力。
• 変化する優先順位に適応し、プレッシャー下でもプロフェッショナリズムを維持できる能力。
• 同僚、クライアント、パートナーと良好な関係を構築・維持する強い対人スキル。
• 企業統治基準とコンプライアンス手続きに関する知識。
• 法的・規制事項に関する正確な情報を調査・提供できる能力。
• 役員スケジュールの管理と複数部門との調整経験。
• 上層部への報告書作成・プレゼンテーション能力。
• 機密・敏感な情報を慎重かつ誠実に扱える能力。