Описание должности
Эта роль является основной административной поддержкой для старшего руководства Flashbots. Кандидат будет выступать в качестве стратегического партнера, обеспечивая бесперебойную работу и эффективную коммуникацию на всех уровнях организации. Обязанности включают управление задачами высокого уровня координации, поддержку процессов принятия решений руководством и поддержание организационной эффективности за счет активного управления логистическими требованиями. Должность требует глубокого понимания принципов корпоративного управления и способности точно и профессионально обрабатывать сложные административные процессы.
Ключевые обязанности
- Выступать в качестве основного контактного лица для старшего руководства Flashbots, обеспечивая экспертный административный контроль и поддерживая высокие стандарты коммуникации
- Управлять календарями руководителей с тщательным вниманием к деталям, координируя графики в нескольких часовых поясах и обеспечивая соответствие стратегическим приоритетам
- Контролировать комплексные командировочные мероприятия, включая планирование маршрутов, координацию с поставщиками и соблюдение корпоративной политики поездок
- Присутствовать и документировать ключевые внутренние и внешние встречи, создавая четкие и действенные резюме, фиксирующие основные моменты обсуждения и результаты принятия решений
- Разрабатывать и поддерживать стандартизированные протоколы документирования, обеспечивая единообразие ведения записей и улучшая системы управления знаниями организации
- Координировать и проводить высокоэффективные внутренние и внешние мероприятия, от планирования до пост-событийного анализа, соблюдая строгие стандарты конфиденциальности
- Управлять расходами на мероприятия и командировки через платформу Navan (Tripactions), обеспечивая точное отслеживание бюджета и оптимизацию затрат
- Брать на себя ответственность за специальные проекты, требующие межфункционального сотрудничества, и предоставлять результаты в установленные сроки и с заданными параметрами качества
- Оказывать административную поддержку для требований отчетности руководства, включая подготовку материалов для встреч и последующей документации
- Выступать в качестве связующего звена между старшим руководством и другими отделами, обеспечивая плавный поток информации и оперативную координацию
Требования к должности
- Подтвержденный опыт работы на административных должностях поддержки руководства, предпочтительно в динамичной технологической среде с фокусом на блокчейн или децентрализованные системы
- Отличные организационные навыки с возможностью одновременного управления несколькими приоритетами в условиях высокого давления
- Хорошее владение инструментами управления календарями и платформами координации поездок, включая Navan (Tripactions) и Microsoft Outlook
- Исключительные навыки письменного и устного общения с подтвержденной способностью создавать профессиональные резюме встреч и системы отслеживания задач
- Знание лучших практик управления документацией, включая контроль версий, стандарты доступности и протоколы информационной безопасности
- Способность координировать сложные мероприятия с вниманием к деталям, от логистического планирования до пост-событийного анализа и отчетности
- Владение инструментами финансового управления для отслеживания и утверждения деловых расходов, с пониманием принципов бюджетирования
- Сильные навыки решения проблем и инициатива для выявления улучшений процессов в административных функциях
- Отличные навыки тайм-менеджмента с возможностью эффективного расстановки приоритетов и соблюдения строгих сроков
- Способность сохранять конфиденциальность и обращаться с конфиденциальной информацией осмотрительно и профессионально
- Сильные межличностные навыки с возможностью выстраивать и поддерживать отношения на всех уровнях организации
- Владение пакетом Microsoft Office, включая Word, Excel и PowerPoint, для создания профессиональной документации и презентаций
- Базовое понимание технологии блокчейн и децентрализованных систем для поддержки основной миссии и операций Flashbots
- Способность работать самостоятельно с минимальным контролем, сохраняя высокие стандарты точности и надежности
- Сильное внимание к деталям с возможностью проверять и подтверждать все административные задачи на предмет качества и соответствия