Mô tả Công việc
Vai trò này đóng vai trò hỗ trợ hành chính chính cho đội ngũ lãnh đạo cấp cao của Flashbots. Ứng viên sẽ đóng vai trò là đối tác chiến lược để đảm bảo hoạt động liền mạch và giao tiếp hiệu quả ở mọi cấp độ của tổ chức. Trách nhiệm bao gồm quản lý các nhiệm vụ phối hợp cấp cao, hỗ trợ quy trình ra quyết định điều hành và duy trì hiệu quả tổ chức thông qua quản lý chủ động các yêu cầu hậu cần. Vị trí này đòi hỏi hiểu biết sâu sắc về các nguyên tắc quản trị công ty và khả năng xử lý các quy trình hành chính phức tạp với sự chính xác và chuyên nghiệp.
Trách nhiệm Chính
- Là điểm liên hệ chính cho lãnh đạo cấp cao Flashbots, cung cấp hỗ trợ hành chính chuyên nghiệp và duy trì tiêu chuẩn giao tiếp cao
- Quản lý lịch trình điều hành với sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết, phối hợp lịch trình qua nhiều múi giờ và đảm bảo phù hợp với các ưu tiên chiến lược
- Giám sát các sắp xếp du lịch toàn diện bao gồm lập kế hoạch hành trình, phối hợp nhà cung cấp và tuân thủ chính sách du lịch công ty
- Tham dự và ghi chép các cuộc họp quan trọng nội bộ và bên ngoài, tạo ra các bản tóm tắt rõ ràng và có thể hành động nắm bắt các điểm thảo luận chính và kết quả ra quyết định
- Phát triển và duy trì các giao thức tài liệu tiêu chuẩn hóa, đảm bảo tính nhất quán trong việc lưu trữ hồ sơ và nâng cao hệ thống quản lý kiến thức tổ chức
- Phối hợp và thực hiện các sự kiện nội bộ và bên ngoài có tác động cao, từ lập kế hoạch đến đánh giá sau sự kiện, đồng thời duy trì các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt
- Quản lý chi phí liên quan đến sự kiện và du lịch thông qua nền tảng Navan (Tripactions), đảm bảo theo dõi ngân sách chính xác và tối ưu hóa chi phí
- Chịu trách nhiệm cho các dự án đột xuất đòi hỏi sự hợp tác liên chức năng, mang lại kết quả trong các khung thời gian và tiêu chuẩn chất lượng xác định
- Cung cấp hỗ trợ hành chính cho các yêu cầu báo cáo điều hành, bao gồm chuẩn bị tài liệu họp và tài liệu theo dõi
- Đóng vai trò là cầu nối giữa lãnh đạo cấp cao và các phòng ban khác, tạo điều kiện thuận lợi cho luồng thông tin trơn tru và phối hợp hoạt động
Yêu cầu Công việc
- Có kinh nghiệm đã được chứng minh trong các vai trò hỗ trợ hành chính điều hành, ưu tiên trong môi trường công nghệ nhịp độ nhanh với trọng tâm vào blockchain hoặc hệ thống phi tập trung
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc với khả năng quản lý nhiều ưu tiên đồng thời trong môi trường áp lực cao
- Thành thạo các công cụ quản lý lịch và nền tảng phối hợp du lịch, bao gồm Navan (Tripactions) và Microsoft Outlook
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc, với khả năng đã được chứng minh trong việc tạo ra các bản tóm tắt cuộc họp chuyên nghiệp và hệ thống theo dõi mục hành động
- Hiểu biết về các phương pháp quản lý tài liệu tốt nhất, bao gồm kiểm soát phiên bản, tiêu chuẩn truy cập và giao thức bảo mật thông tin
- Khả năng phối hợp các sự kiện phức tạp với sự chú ý đến từng chi tiết, từ lập kế hoạch hậu cần đến phân tích và báo cáo sau sự kiện
- Thành thạo các công cụ quản lý tài chính để theo dõi và phê duyệt chi phí kinh doanh, với hiểu biết về các nguyên tắc lập ngân sách
- Khả năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ và sáng kiến để xác định các cải tiến quy trình trong các chức năng hành chính
- Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc với khả năng ưu tiên các nhiệm vụ hiệu quả và đáp ứng các thời hạn nghiêm ngặt
- Khả năng duy trì tính bảo mật và xử lý thông tin nhạy cảm với sự kín đáo và chuyên nghiệp
- Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ với khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ ở mọi cấp độ của tổ chức
- Thành thạo bộ Microsoft Office, bao gồm Word, Excel và PowerPoint, để tạo tài liệu và trình bày chuyên nghiệp
- Hiểu biết cơ bản về công nghệ blockchain và hệ thống phi tập trung để hỗ trợ sứ mệnh và hoạt động cốt lõi của Flashbots
- Khả năng làm việc độc lập với sự giám sát tối thiểu trong khi duy trì các tiêu chuẩn chính xác và đáng tin cậy cao
- Sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết với khả năng xem xét và xác minh tất cả các nhiệm vụ hành chính về chất lượng và tuân thủ