Описание должности
Как организатор конференций, вы будете отвечать за комплексное планирование, проведение и координацию мероприятий. Эта роль требует активного подхода к управлению всеми аспектами жизненного цикла конференции — от разработки первоначальной концепции до оценки после мероприятия. Идеальный кандидат обеспечит бесперебойную работу, исключительный опыт участников и эффективное взаимодействие с заинтересованными сторонами для успешного проведения мероприятий.
Ключевые обязанности
- Координация выбора места проведения и управления поставщиками, включая переговоры по контрактам и планирование логистики на месте
- Разработка и реализация маркетинговых стратегий мероприятий через социальные сети, email-кампании и печатные материалы
- Контроль за планировкой места проведения и дизайном сцены, обеспечивая оптимальное использование пространства и визуальное воздействие для презентаций
- Управление командами волонтеров, включая набор, обучение и координацию в день мероприятия для поддержки операций
- Разработка концепции опыта участников, включая процессы регистрации, возможности для нетворкинга и планирование сессий
- Обработка финансовых операций, включая отслеживание бюджета, обработку платежей и документацию по возмещению расходов
- Предоставление рекомендаций по путешествиям и проживанию, особенно для международных участников, требующих логистики в Стамбуле
- Мониторинг и отчетность по показателям эффективности мероприятий, выявление областей для улучшения и оптимизации
- Сотрудничество с кросс-функциональными командами для обеспечения соответствия организационным целям и стандартам бренда
- Подготовка итоговых отчетов после мероприятий, включая анализ отзывов участников и оценку затрат и выгод
Требования к должности
- Подтвержденный опыт в управлении мероприятиями, предпочтительно 3+ года в организации конференций
- Отличные организаторские навыки с умением управлять несколькими задачами одновременно
- Сильные коммуникативные навыки, включая публичные выступления и переговоры с заинтересованными сторонами
- Владение программным обеспечением для управления проектами и инструментами планирования мероприятий
- Знание платформ бронирования мест и критериев оценки поставщиков
- Умение создавать визуально привлекательные маркетинговые материалы и промо-контент
- Опыт работы с финансовыми системами и процессами возмещения расходов
- Высокая внимательность к деталям для точности в документации и отчетности
- Отличные навыки решения проблем для устранения непредвиденных сложностей во время мероприятий
- Способность работать самостоятельно и в команде в условиях динамичной среды
- Желательно: Сертификация в управлении мероприятиями или смежных областях
- Свободное владение английским и/или турецким языком для международного общения
- Опыт работы с международной логистикой путешествий и координацией виз
- Владение Microsoft Office Suite для управления данными и отчетности
- Способность анализировать отзывы участников и внедрять улучшения
Условия работы
Эта роль требует сочетания офисного планирования и работы на месте. Вы будете тесно сотрудничать с внутренними командами, внешними поставщиками и участниками в различных локациях. Должность предполагает периодические поездки на места проведения мероприятий и может потребовать работы вечером или в выходные дни во время мероприятий. Для успеха в этой динамичной роли необходимо обладать командным мышлением и внимательностью к деталям.