Mô Tả Công Việc
Là người tổ chức hội nghị, bạn sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch toàn diện, triển khai và điều phối sự kiện. Vai trò này đòi hỏi cách tiếp cận chủ động trong việc quản lý mọi khía cạnh của chu kỳ hội nghị, từ phát triển ý tưởng ban đầu đến đánh giá sau sự kiện. Ứng viên lý tưởng sẽ đảm bảo vận hành trơn tru, trải nghiệm xuất sắc cho người tham dự và giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan để tổ chức thành công các sự kiện.
Trách Nhiệm Chính
- Điều phối lựa chọn địa điểm và quản lý nhà cung cấp, bao gồm đàm phán hợp đồng và lập kế hoạch hậu cần tại chỗ
- Thiết kế và triển khai chiến lược tiếp thị sự kiện thông qua mạng xã hội, chiến dịch email và tài liệu in ấn
- Giám sát bố trí địa điểm và thiết kế sân khấu, đảm bảo sử dụng không gian tối ưu và tác động hình ảnh cho các bài thuyết trình
- Quản lý đội ngũ tình nguyện viên, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và điều phối trong ngày để hỗ trợ vận hành sự kiện
- Phát triển khuôn khổ trải nghiệm người tham dự, tích hợp quy trình đăng ký, cơ hội kết nối mạng lưới và lập lịch phiên họp
- Xử lý hoạt động tài chính, bao gồm theo dõi ngân sách, xử lý thanh toán và tài liệu hoàn trả
- Cung cấp khuyến nghị về du lịch và chỗ ở, đặc biệt cho khách quốc tế cần hậu cần cụ thể tại Istanbul
- Giám sát và báo cáo chỉ số hiệu suất sự kiện, xác định lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa
- Hợp tác với các nhóm chức năng chéo để đảm bảo phù hợp với mục tiêu tổ chức và tiêu chuẩn thương hiệu
- Chuẩn bị tóm tắt sau sự kiện, bao gồm phân tích phản hồi người tham dự và đánh giá hiệu quả chi phí
Yêu Cầu Công Việc
- Kinh nghiệm đã được chứng minh trong quản lý sự kiện, ưu tiên có 3+ năm tổ chức hội nghị
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc với khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ đồng thời
- Khả năng giao tiếp mạnh mẽ, bao gồm nói trước công chúng và đàm phán với bên liên quan
- Thành thạo phần mềm quản lý dự án và công cụ lập kế hoạch sự kiện
- Hiểu biết về nền tảng đặt địa điểm và tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
- Khả năng tạo tài liệu tiếp thị và nội dung quảng cáo hấp dẫn trực quan
- Kinh nghiệm với hệ thống tài chính và quy trình hoàn trả
- Chú ý mạnh mẽ đến chi tiết để đảm bảo độ chính xác trong tài liệu và báo cáo
- Kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc để xử lý thách thức bất ngờ trong sự kiện
- Khả năng làm việc độc lập và hợp tác trong môi trường nhịp độ nhanh
- Ưu tiên: Chứng chỉ về quản lý sự kiện hoặc lĩnh vực liên quan
- Thông thạo tiếng Anh và/hoặc tiếng Thổ Nhĩ Kỳ để giao tiếp quốc tế
- Kinh nghiệm với hậu cần du lịch quốc tế và phối hợp thị thực
- Thành thạo Microsoft Office Suite để quản lý dữ liệu và báo cáo
- Khả năng phân tích phản hồi người tham dự và triển khai cải tiến
Môi Trường Làm Việc
Vai trò này yêu cầu kết hợp giữa lập kế hoạch tại văn phòng và triển khai tại chỗ. Bạn sẽ làm việc chặt chẽ với các nhóm nội bộ, nhà cung cấp bên ngoài và người tham dự tại nhiều địa điểm khác nhau. Vị trí bao gồm đi công tác thỉnh thoảng đến địa điểm sự kiện và có thể yêu cầu làm việc buổi tối hoặc cuối tuần trong thời gian diễn ra sự kiện. Tư duy hợp tác và định hướng chi tiết là yếu tố cần thiết để thành công trong vai trò năng động này.