Описание вакансии
Мы ищем стажера на должность исполнительного ассистента для присоединения к нашей команде и помощи в выполнении различных административных задач. Эта роль предоставит практический опыт в поддержке процесса найма, управлении бюджетом зарплат, обработке отчетов о расходах и выполнении других административных задач по мере необходимости. Идеальный кандидат будет способствовать бесперебойной работе организации, обеспечивая эффективное и результативное выполнение всех административных функций.
Ключевые обязанности
- Помощь в процессе найма: планирование собеседований, общение с кандидатами и ведение учета соискателей. Это включает координацию с менеджерами по найму, подготовку материалов для кандидатов и своевременное сопровождение.
- Управление бюджетом зарплат: отслеживание расходов, подготовка детальных отчетов для проверки и сотрудничество с финансовыми командами для обеспечения точности и соответствия финансовой политике.
- Обработка отчетов о расходах сотрудников: проверка документации, соблюдение корпоративных политик и отправка готовых отчетов в соответствующие отделы.
- Выполнение различных административных задач: планирование встреч, управление календарями, организация файлов и поддержание запасов офисных принадлежностей. Также включает координацию межотделенческой коммуникации и поддержку ежедневных операционных нужд.
- Помощь в специальных проектах по мере необходимости, включая анализ данных, подготовку документов и административную поддержку кросс-функциональных инициатив. Кандидат должен адаптироваться к изменяющимся приоритетам и способствовать улучшению процессов.
Требования к кандидату
- Обучение на степень бакалавра в области делового администрирования, финансов или смежной дисциплины. Важны высокая успеваемость и проактивная позиция.
- Отличные организационные навыки с умением управлять несколькими задачами одновременно. Требуется владение тайм-менеджментом и приоритезацией.
- Сильные коммуникативные навыки, как письменные, так и устные, для эффективного взаимодействия с внутренними командами и внешними кандидатами. Внимание к деталям критично для ведения точных записей.
- Владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и базовые знания принципов бухгалтерии. Знание HR-софта или систем расчета зарплат будет плюсом.
- Способность работать самостоятельно и в команде в условиях высокой загруженности. Необходимы гибкость в адаптации к изменяющимся приоритетам и соблюдение конфиденциальности.
- Предпочтителен предыдущий административный или стажерский опыт в корпоративной среде. Требуются надежность, профессионализм и сильная рабочая этика.
- Базовое понимание корпоративных политик и процедур, особенно в области финансового и HR-соответствия. Важно стремление к обучению и росту в организации.
- Хорошие навыки работы с компьютером, включая опыт использования цифровых календарей и систем управления документами. Обязательно умение обращаться с конфиденциальной информацией.
- Отличные способности к решению проблем для преодоления административных сложностей и поддержки в периоды высокой нагрузки. Ценится командный дух и позитивный настрой.
- Готовность работать в гибком графике, включая иногда вечера или выходные, в соответствии с нуждами бизнеса. Ожидается поддержание профессионального внешнего вида и поведения.