Mô tả Công việc
Chúng tôi đang tìm kiếm một Thực tập sinh Trợ lý Điều hành để gia nhập đội ngũ và hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính đa dạng. Vai trò này sẽ mang lại kinh nghiệm thực tế trong việc hỗ trợ quy trình tuyển dụng, quản lý ngân sách lương, xử lý báo cáo chi phí và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác khi cần. Ứng viên lý tưởng sẽ đóng góp vào hoạt động trơn tru của tổ chức bằng cách đảm bảo tất cả các chức năng hành chính được thực hiện hiệu quả.
Trách nhiệm Chính
- Hỗ trợ quy trình tuyển dụng bằng cách lên lịch phỏng vấn, liên lạc với ứng viên và duy trì hồ sơ ứng viên. Bao gồm phối hợp với quản lý tuyển dụng, chuẩn bị tài liệu ứng viên và đảm bảo theo dõi kịp thời.
- Quản lý ngân sách lương bằng cách theo dõi chi phí, chuẩn bị báo cáo chi tiết để xem xét và hợp tác với nhóm tài chính để đảm bảo độ chính xác và tuân thủ chính sách tài chính.
- Xử lý báo cáo chi phí cho nhân viên, kiểm tra tài liệu, đảm bảo tuân thủ chính sách công ty và gửi báo cáo hoàn chỉnh đến các phòng ban liên quan.
- Xử lý các nhiệm vụ hành chính như lên lịch họp, quản lý lịch làm việc, tổ chức hồ sơ và duy trì vật tư văn phòng. Bao gồm phối hợp giao tiếp liên phòng ban và hỗ trợ nhu cầu hoạt động hàng ngày.
- Hỗ trợ các dự án đặc biệt khi cần, bao gồm phân tích dữ liệu, chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ hành chính cho các sáng kiến liên chức năng. Ứng viên cần thích nghi với các ưu tiên thay đổi và đóng góp vào cải tiến quy trình.
Yêu cầu Công việc
- Đang theo học bằng cử nhân về quản trị kinh doanh, tài chính hoặc lĩnh vực liên quan. Thành tích học tập tốt và thái độ chủ động là yếu tố cần thiết.
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc với khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Thành thạo quản lý thời gian và ưu tiên công việc là yêu cầu bắt buộc.
- Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, cả bằng văn bản và lời nói, để tương tác hiệu quả với nhóm nội bộ và ứng viên bên ngoài. Chú ý đến chi tiết để duy trì hồ sơ chính xác.
- Thành thạo Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) và kiến thức cơ bản về nguyên tắc kế toán. Quen thuộc với phần mềm nhân sự hoặc hệ thống tính lương là một lợi thế.
- Khả năng làm việc độc lập và hợp tác trong môi trường nhanh. Linh hoạt thích nghi với ưu tiên thay đổi và cam kết bảo mật là cần thiết.
- Kinh nghiệm hành chính hoặc thực tập trước đây trong môi trường công ty là ưu tiên. Độ tin cậy, chuyên nghiệp và đạo đức làm việc mạnh mẽ là yêu cầu.
- Hiểu biết cơ bản về chính sách và quy trình công ty, tập trung vào tuân thủ tài chính và nhân sự. Sẵn sàng học hỏi và phát triển trong tổ chức là quan trọng.
- Kỹ năng máy tính mạnh, bao gồm kinh nghiệm với công cụ lịch kỹ thuật số và hệ thống quản lý tài liệu. Khả năng xử lý thông tin nhạy cảm một cách kín đáo là bắt buộc.
- Khả năng giải quyết vấn đề xuất sắc để xử lý thách thức hành chính và hỗ trợ trong thời gian cao điểm. Tinh thần đồng đội với thái độ tích cực được đánh giá cao.
- Sẵn sàng làm việc giờ linh hoạt, bao gồm thỉnh thoảng buổi tối hoặc cuối tuần, để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Cam kết duy trì ngoại hình và thái độ chuyên nghiệp là mong đợi.