エグゼクティブアシスタント at MyShell.ai

職務内容

主な業務内容

• 面接のスケジュール調整、候補者との連絡、応募者記録の管理を通じて採用プロセスを支援します。これには、採用担当者との調整、候補者資料の準備、タイムリーなフォローアップの確保が含まれます。
• 経費を追跡し、詳細な報告書を作成してレビューに備え、財務チームと協力して正確性と財務ポリシーへの準拠を確保することで、給与予算を管理します。
• 従業員の経費報告書を処理し、書類を確認して会社の方針に従い、最終化した報告書を適切な部門に提出します。
• 会議のスケジュール調整、カレンダー管理、ファイルの整理、事務用品の管理など、様々な事務作業を担当します。これには、部門間の連絡調整や日常業務のサポートも含まれます。
• 必要に応じて、データ分析、文書作成、部門横断的な取り組みの事務サポートなど、特別プロジェクトを支援します。候補者は、変化する優先順位に適応し、プロセスの改善に貢献することが求められます。

応募要件

• 経営学、財務、または関連分野の学士号取得を目指していること。優れた学業成績と積極的な姿勢が不可欠です。
• 複数のタスクを同時に管理できる優れた組織力。時間管理と優先順位付けのスキルが求められます。
• 内部チームや外部候補者と効果的にコミュニケーションを取るための優れた文章力と会話力。正確な記録を維持するための細部への注意が重要です。
• Microsoft Office Suite（Word、Excel、Outlook）の習熟と会計原則の基礎知識。HRソフトウェアや給与システムの経験は歓迎します。
• 迅速な環境で独立して、また協力して働く能力。変化する優先順位に適応する柔軟性と機密保持へのコミットメントが必要です。
• 企業環境での事務またはインターン経験が望ましい。信頼性、プロフェッショナリズム、強い職業倫理が求められます。
• 会社のポリシーと手順、特に財務およびHRコンプライアンスに関する基本的な理解。組織内で学び成長する意欲が重要です。
• デジタルカレンダーツールや文書管理システムの経験を含む強力なコンピュータスキル。機密情報を慎重に扱う能力が必須です。
• 事務上の課題に対処し、繁忙期にサポートを提供する優れた問題解決能力。チームプレーヤーとしての前向きな姿勢が評価されます。
• 業務ニーズに合わせて、時折の夜間や週末を含む柔軟な勤務時間に対応可能。プロフェッショナルな外見と態度を維持することが期待されます。