Описание должности
Эта позиция предполагает предоставление всесторонней административной поддержки основателю динамичного стартапа. Идеальный кандидат будет управлять повседневными операциями, координировать логистику поездок и поддерживать организованный учет для обеспечения бесперебойного функционирования бизнеса. Ключевые обязанности включают управление отношениями с внутренними и внешними заинтересованными сторонами, организацию важных встреч компании и выполнение разовых задач с гибкостью и профессионализмом. Роль требует проактивного подхода к решению проблем, внимания к деталям и способности одновременно расставлять приоритеты среди множества обязанностей.
Ключевые обязанности
- Управление календарем основателя, включая планирование встреч, координацию маршрутов поездок и организацию ежедневных административных задач, таких как управление документами, переписка по электронной почте и процессы закупок.
- Выступать в качестве основного связующего звена между внутренними командами и внешними партнерами, обеспечивая эффективную коммуникацию и согласованность между всеми группами заинтересованных сторон.
- Подготовка и организация повесток дня для важных встреч компании, содействие обсуждениям и четкое документирование протоколов собраний.
- Выполнение различных временных задач по мере необходимости, включая, но не ограничиваясь, ввод данных, организацию файлов и административную координацию, с сохранением высокого уровня точности и эффективности.
- Поддержка основателя в поддержании профессионального имиджа за счет тщательного внимания к деталям во всех административных функциях и своевременного выполнения задач.
- Сотрудничество с кросс-функциональными командами для обеспечения бесперебойного рабочего процесса и операционного совершенства в условиях быстро меняющейся среды стартапа.
- Мониторинг и обновление корпоративных записей, обеспечение актуальности, доступности и соответствия всей документации стандартам организации.
- Оказание помощи в управлении отношениями с поставщиками, переговорах по контрактам и координации логистики для деловых мероприятий и встреч.
Требования к должности
- Минимум степень бакалавра в области делового администрирования, менеджмента или смежной области с подтвержденным опытом работы на административных должностях.
- Отличные организационные навыки с умением управлять несколькими приоритетами и сроками в условиях высокого давления.
- Владение Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) и инструментами Google Workspace для создания документов, анализа данных и управления коммуникациями.
- Сильные навыки межличностного общения для эффективного взаимодействия с различными заинтересованными сторонами, включая руководителей, клиентов и внешних партнеров.
- Способность создавать и поддерживать детальные записи, обеспечивая точность и конфиденциальность во всех административных задачах.
- Опыт координации поездок, включая бронирование авиабилетов, отелей и транспорта, с акцентом на рентабельность и своевременное выполнение.
- Отличные письменные и устные коммуникативные навыки для составления профессиональной переписки, подготовки материалов для встреч и эффективного документирования ключевых решений.
- Владение инструментами планирования и управления временем для оптимизации эффективности календаря и минимизации конфликтов.
- Способность адаптироваться к изменяющимся приоритетам и выполнять неожиданные задачи с гибкостью и инициативой.
- Сильное внимание к деталям для обеспечения точного и профессионального выполнения всех административных функций.
- Опыт управления отношениями с поставщиками и ведения переговоров по контрактам для поддержки бизнес-операций.
- Отличные навыки решения проблем для устранения административных трудностей и предоставления своевременных решений заинтересованным сторонам.
- Способность работать самостоятельно, поддерживая открытую коммуникацию с основателем и членами команды.
- Владение несколькими языками (английский, китайский и др.) будет плюсом для международной бизнес-координации.
- Минимум 2 года опыта работы на административных должностях или аналогичных ролях в стартапе или корпоративной среде.
- Знание методологий управления проектами для поддержки стратегических инициатив основателя и операционных целей.
- Способность сохранять конфиденциальность и осмотрительность при работе с конфиденциальной информацией и деловыми вопросами.
- Сильные компьютерные навыки с знанием CRM-систем и других инструментов управления бизнесом для эффективного выполнения задач.
- Отличные навыки тайм-менеджмента для балансировки рутинных административных задач и срочных требований проектов.
- Способность предоставлять исключительное обслуживание внутренним и внешним заинтересованным сторонам, сохраняя профессиональное поведение.