Trợ lý Điều hành at Scroll

Mô tả Công việc

Trách nhiệm Chính

• Quản lý lịch trình của người sáng lập, bao gồm lên lịch họp, phối hợp lịch trình du lịch và tổ chức các nhiệm vụ hành chính hàng ngày như quản lý tài liệu, thư từ email và quy trình mua sắm.
• Đóng vai trò là người liên lạc chính giữa các nhóm nội bộ và đối tác bên ngoài, đảm bảo giao tiếp hiệu quả và sự liên kết giữa tất cả các nhóm liên quan.
• Chuẩn bị và tổ chức chương trình nghị sự cho các cuộc họp công ty có tác động cao, hỗ trợ thảo luận và ghi chép biên bản cuộc họp một cách rõ ràng và chính xác.
• Xử lý nhiều nhiệm vụ tạm thời khi cần thiết, bao gồm nhưng không giới hạn ở nhập dữ liệu, tổ chức tệp và phối hợp hành chính, đồng thời duy trì tiêu chuẩn cao về độ chính xác và hiệu quả.
• Hỗ trợ người sáng lập duy trì hình ảnh chuyên nghiệp thông qua sự chú ý tỉ mỉ đến chi tiết trong tất cả các chức năng hành chính và thực hiện nhiệm vụ đúng hạn.
• Hợp tác với các nhóm chức năng chéo để đảm bảo quy trình làm việc liền mạch và xuất sắc hoạt động trong môi trường startup nhịp độ nhanh.
• Giám sát và cập nhật hồ sơ công ty, đảm bảo tất cả tài liệu luôn mới nhất, dễ tiếp cận và tuân thủ các tiêu chuẩn tổ chức.
• Hỗ trợ quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và phối hợp hậu cần cho các sự kiện và cuộc họp kinh doanh.

Yêu cầu Công việc

• Tối thiểu bằng cử nhân về quản trị kinh doanh, quản lý hoặc lĩnh vực liên quan với thành tích đã được chứng minh trong các vai trò hỗ trợ hành chính.
• Kỹ năng tổ chức xuất sắc với khả năng quản lý nhiều ưu tiên và thời hạn trong môi trường áp lực cao.
• Thành thạo Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) và công cụ Google Workspace để tạo tài liệu, phân tích dữ liệu và quản lý giao tiếp.
• Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để tương tác hiệu quả với các bên liên quan đa dạng, bao gồm lãnh đạo, khách hàng và đối tác bên ngoài.
• Khả năng tạo và duy trì hồ sơ chi tiết, đảm bảo độ chính xác và bảo mật trong tất cả nhiệm vụ hành chính.
• Kinh nghiệm phối hợp sắp xếp du lịch, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện đi lại, với trọng tâm là hiệu quả chi phí và thực hiện đúng hạn.
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc để soạn thảo thư từ chuyên nghiệp, chuẩn bị tài liệu họp và ghi chép quyết định quan trọng hiệu quả.
• Thành thạo các công cụ quản lý lịch trình và thời gian để tối ưu hóa hiệu quả lịch trình và giảm thiểu xung đột.
• Khả năng thích ứng với các ưu tiên thay đổi và xử lý nhiệm vụ bất ngờ với sự linh hoạt và chủ động.
• Chú ý tỉ mỉ đến chi tiết để đảm bảo tất cả chức năng hành chính được thực hiện chính xác và chuyên nghiệp.
• Kinh nghiệm quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc để giải quyết thách thức hành chính và cung cấp giải pháp kịp thời cho các bên liên quan.
• Khả năng làm việc độc lập trong khi duy trì giao tiếp cởi mở với người sáng lập và thành viên nhóm.
• Thành thạo nhiều ngôn ngữ (tiếng Anh, tiếng Trung, v.v.) là một lợi thế cho phối hợp kinh doanh quốc tế.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong hỗ trợ hành chính hoặc vai trò tương đương trong môi trường startup hoặc doanh nghiệp.
• Hiểu biết về phương pháp quản lý dự án để hỗ trợ sáng kiến chiến lược và mục tiêu hoạt động của người sáng lập.
• Khả năng duy trì bảo mật và kín đáo khi xử lý thông tin nhạy cảm và vấn đề kinh doanh.
• Kỹ năng máy tính mạnh mẽ với sự quen thuộc với phần mềm CRM và các công cụ quản lý kinh doanh khác để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.
• Khả năng quản lý thời gian xuất sắc để cân bằng nhiệm vụ hành chính thường nhật với yêu cầu dự án khẩn cấp.
• Khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc cho các bên liên quan nội bộ và bên ngoài trong khi duy trì thái độ chuyên nghiệp.