행정 보조 at Scroll

직무 설명

주요 책임

• 창업자의 일정 관리, 회의 일정 조정, 출장 일정 조정, 문서 관리, 이메일 교환, 구매 프로세스와 같은 일상적인 행정 업무 조직.
• 내부 팀과 외부 파트너 간의 주요 연락 창구 역할 수행, 모든 이해관계자 그룹 간의 효과적인 커뮤니케이션 및 조정 보장.
• 중요한 회사 회의를 위한 의제 준비 및 조직, 토론 주선, 명확하고 정확하게 회의록 작성.
• 데이터 입력, 파일 정리, 행정 조정 등 다양한 임시 업무 처리, 정확성과 효율성을 유지하면서.
• 모든 행정 기능에서 세심한 주의를 기울이고 업무를 적시에 실행하여 창업자의 전문적인 이미지 유지 지원.
• 교차 기능 팀과 협력하여 빠르게 변화하는 스타트업 환경에서 원활한 업무 흐름과 운영 우수성 보장.
• 회사 기록 모니터링 및 업데이트, 모든 문서가 최신 상태이며 접근 가능하고 조직 표준에 부합하도록 보장.
• 공급업체 관계 관리, 계약 협상, 비즈니스 행사 및 회의를 위한 물류 조정 지원.

직무 요구 사항

• 경영학, 관리학 또는 관련 분야의 학사 학위 이상, 행정 지원 역할에서의 검증된 경력.
• 높은 압박 속에서 여러 우선순위와 마감일을 관리할 수 있는 탁월한 조직 능력.
• 문서 작성, 데이터 분석, 커뮤니케이션 관리를 위한 Microsoft Office Suite(Word, Excel, Outlook) 및 Google Workspace 도구 숙련.
• 임원, 고객, 외부 파트너를 포함한 다양한 이해관계자와 효과적으로 소통할 수 있는 강력한 대인 관계 기술.
• 정확성과 기밀성을 유지하며 상세한 기록을 생성하고 관리할 수 있는 능력.
• 비용 효율성과 적시 실행에 중점을 두고 항공편, 호텔, 교통편 예약을 포함한 출장 일정 조정 경험.
• 전문적인 서신 작성, 회의 자료 준비, 주요 결정 사항을 효과적으로 문서화할 수 있는 탁월한 서면 및 구두 커뮤니케이션 기술.
• 일정 효율성을 최적화하고 충돌을 최소화하기 위한 스케줄링 및 시간 관리 도구 숙련.
• 변화하는 우선순위에 적응하고 유연성과 주도적으로 예상치 못한 업무를 처리할 수 있는 능력.
• 모든 행정 기능이 정밀하고 전문적으로 실행되도록 세부 사항에 대한 강한 주의.
• 비즈니스 운영을 지원하기 위한 공급업체 관계 관리 및 계약 협상 경험.
• 행정적 문제를 해결하고 이해관계자에게 적시에 솔루션을 제공할 수 있는 탁월한 문제 해결 기술.
• 창업자 및 팀원과의 개방적인 커뮤니케이션을 유지하면서 독립적으로 작업할 수 있는 능력.
• 국제 비즈니스 조정을 위해 영어, 중국어 등 다국어 능력이 우대 사항.
• 스타트업 또는 기업 환경에서 행정 지원 또는 유사 역할 2년 이상 경력.
• 창업자의 전략적 계획 및 운영 목표를 지원하기 위한 프로젝트 관리 방법론 지식.
• 민감한 정보 및 비즈니스 사항 처리 시 기밀성과 신중함 유지 능력.
• 효율적인 업무 실행을 위한 CRM 소프트웨어 및 기타 비즈니스 관리 도구에 익숙한 강력한 컴퓨터 기술.
• 일상적인 행정 업무와 긴급 프로젝트 요구 사항 사이에서 균형을 유지할 수 있는 탁월한 시간 관리 능력.
• 전문적인 태도를 유지하면서 내부 및 외부 이해관계자에게 탁월한 고객 서비스 제공 능력.