Описание должности
Эта роль выполняет жизненно важную вспомогательную функцию для организации, сосредоточенную на административных задачах для обеспечения бесперебойной работы. Основная ответственность включает управление графиком основателя, в том числе координацию встреч и телефонных звонков в нескольких часовых поясах. Это требует владения инструментами управления календарем и умения эффективно работать с разницей во времени. Кроме того, должность подразумевает организацию и налаживание коммуникации с внешними партнерами и проектами, обеспечивая своевременный и точный обмен информацией. Кандидат также будет заниматься бронированием рабочих поездок для основателя и членов команды, включая исследование направлений, сравнение вариантов путешествий и координацию логистики. Поддержка бизнес-операций и кадровых процессов команды — еще один ключевой аспект, требующий адаптивности для решения различных административных задач. Наконец, роль включает выполнение временных административных задач для управленческой команды, которые могут варьироваться в зависимости от потребностей организации.
Требования к должности
- Отличные организаторские способности с подтвержденным умением управлять сложными графиками и эффективно расставлять приоритеты.
- Владение инструментами управления календарем (например, Google Calendar, Outlook) и опыт координации в нескольких часовых поясах.
- Сильные коммуникативные навыки для взаимодействия с внешними партнерами, заинтересованными сторонами и членами команды, обеспечивая ясность и профессионализм во всех контактах.
- Умение организовывать поездки, включая бронирование авиабилетов, отелей и транспорта, с учетом бюджета.
- Внимание к деталям и надежность в поддержке бизнес-операций, таких как управление документами, координация встреч и административная отчетность.
- Опыт работы с кадровыми процессами, включая помощь в подборе персонала, адаптацию сотрудников и ведение кадровых записей.
- Гибкость для адаптации к меняющимся приоритетам и выполнения разнообразных административных задач по мере необходимости, включая ввод данных, организацию файлов и поддержку внутренней коммуникации.
- Владение Microsoft Office Suite и другим административным ПО, базовое понимание инструментов управления проектами.
- Отличные навыки тайм-менеджмента для одновременного выполнения нескольких задач без ущерба качеству или срокам.
- Способность работать как самостоятельно, так и в команде, сохраняя профессиональный подход во всех взаимодействиях с внутренними и внешними сторонами.