Mô Tả Công Việc
Vai trò này đóng vai trò hỗ trợ quan trọng cho tổ chức, tập trung vào các nhiệm vụ hành chính để đảm bảo hoạt động trơn tru. Trách nhiệm chính là quản lý lịch trình của người sáng lập, bao gồm điều phối các cuộc họp và cuộc gọi điện thoại qua nhiều múi giờ khác nhau. Điều này đòi hỏi thành thạo các công cụ quản lý lịch và khả năng xử lý hiệu quả sự chênh lệch múi giờ. Ngoài ra, vị trí này còn liên quan đến việc tổ chức và sắp xếp giao tiếp với các đối tác và dự án bên ngoài, đảm bảo trao đổi thông tin kịp thời và chính xác. Ứng viên cũng sẽ được giao nhiệm vụ đặt chỗ du lịch liên quan đến công việc cho người sáng lập và các thành viên trong nhóm, bao gồm nghiên cứu điểm đến, so sánh các lựa chọn du lịch và điều phối hậu cần. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh và nhân sự của nhóm là một khía cạnh quan trọng khác, đòi hỏi khả năng thích ứng để xử lý các nhu cầu hành chính đa dạng. Cuối cùng, vai trò này bao gồm thực hiện các nhiệm vụ hành chính tạm thời cho đội ngũ quản lý, có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của tổ chức.
Yêu Cầu Công Việc
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc với khả năng đã được chứng minh trong việc quản lý lịch trình phức tạp và ưu tiên công việc hiệu quả.
- Thành thạo sử dụng các công cụ quản lý lịch (ví dụ: Google Calendar, Outlook) và có kinh nghiệm điều phối qua nhiều múi giờ.
- Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để liên lạc với các đối tác bên ngoài, các bên liên quan và thành viên nhóm, đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp trong mọi tương tác.
- Khả năng xử lý các sắp xếp du lịch, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển, đồng thời duy trì cách tiếp cận tiết kiệm ngân sách.
- Chú ý đến chi tiết và đáng tin cậy trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như quản lý tài liệu, điều phối cuộc họp và báo cáo hành chính.
- Kinh nghiệm trong hoạt động nhân sự, bao gồm hỗ trợ quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới và duy trì hồ sơ nhân sự.
- Linh hoạt thích ứng với các ưu tiên thay đổi và thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính khi cần thiết, bao gồm nhập dữ liệu, tổ chức tệp và hỗ trợ giao tiếp nội bộ.
- Thành thạo Microsoft Office Suite và các phần mềm hành chính khác, với hiểu biết cơ bản về các công cụ quản lý dự án.
- Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc để xử lý nhiều trách nhiệm đồng thời mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc thời hạn.
- Khả năng làm việc độc lập và hợp tác, duy trì thái độ chuyên nghiệp trong mọi tương tác với các bên nội bộ và bên ngoài.