Описание должности
Эта роль играет ключевое значение в предоставлении всесторонней административной поддержки нашим соучредителям и обеспечении бесперебойной работы всех бизнес-функций. Идеальный кандидат будет точно управлять насыщенными графиками, координировать сложные логистические мероприятия для выездных мероприятий и контролировать полный цикл планирования поездок внутри страны и за рубежом. Кроме того, эта должность требует самостоятельного выполнения возникающих проектов, а также способности гибко и профессионально выполнять общие офисные обязанности.
Ключевые обязанности
- Координация и управление календарями соучредителей, включая планирование встреч, расстановку приоритетов задач и разрешение конфликтов в расписании с минимальным контролем
- Планирование и проведение обширных исследований для выездных мероприятий, обеспечение выполнения всех логистических требований, включая выбор места проведения, координацию кейтеринга и организацию транспорта
- Контроль полного цикла поездок от планирования до реализации, включая бронирование авиабилетов/отелей, создание детализированных маршрутов и управление расходами, связанными с поездками
- Инициация и управление возникающими проектами по мере необходимости, демонстрация инициативы в выявлении возможностей для улучшения процессов и своевременное достижение результатов
- Выполнение общих офисных обязанностей, таких как управление документами, обработка корреспонденции и поддержание организационных систем с вниманием к деталям
- Выполнение роли связующего звена между соучредителями и внешними поставщиками, обеспечение четкой коммуникации и согласованности целей проектов
- Подготовка и ведение комплексных записей всех административных мероприятий, включая организацию цифровых файлов и ввод данных
- Поддержка разработки операционных процессов для повышения эффективности работы всей организации
Требования к должности
- Подтвержденный опыт работы на административных должностях с демонстрацией способности управлять сложными графиками и рабочими процессами
- Отличные организационные навыки с подтвержденным опытом достижения высококачественных результатов в сжатые сроки
- Владение программным обеспечением для управления календарями (например, Google Calendar, Outlook) и платформами для бронирования поездок (например, Expedia, Amex)
- Сильные коммуникативные навыки, как письменные, так и устные, с возможностью профессионального взаимодействия с заинтересованными сторонами на всех уровнях
- Способность эффективно выполнять несколько задач одновременно, сохраняя фокус на ключевых приоритетах в условиях динамичной среды
- Внимание к деталям с обязательством точности во всех административных задачах и документации
- Знание методологий и инструментов управления проектами для успешного выполнения возникающих инициатив
- Базовое понимание бизнес-операций и способность вносить вклад в оптимизацию процессов
- Готовность работать в гибком графике, включая иногда вечерние часы и выходные по мере необходимости
- Отличные навыки решения проблем с возможностью критически мыслить и преодолевать непредвиденные трудности