Mô tả Công việc
Vai trò này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp hỗ trợ hành chính toàn diện cho các đồng sáng lập và đảm bảo hoạt động trơn tru trên mọi chức năng kinh doanh. Ứng viên lý tưởng sẽ quản lý lịch trình dày đặc với độ chính xác cao, phối hợp các sắp xếp hậu cần phức tạp cho các sự kiện ngoài trụ sở, và giám sát kế hoạch du lịch từ đầu đến cuối cho các chuyến đi trong nước và quốc tế. Ngoài ra, vị trí này yêu cầu chịu trách nhiệm cho các dự án phát sinh ngẫu nhiên, cũng như khả năng xử lý các nhiệm vụ văn phòng chung với sự linh hoạt và chuyên nghiệp.
Trách nhiệm Chính
- Phối hợp và quản lý lịch trình của các đồng sáng lập, bao gồm lên lịch họp, ưu tiên công việc và giải quyết xung đột lịch trình với sự giám sát tối thiểu
- Lập kế hoạch và thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng cho các sự kiện ngoài trụ sở, đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu hậu cần bao gồm lựa chọn địa điểm, phối hợp dịch vụ ăn uống và sắp xếp phương tiện di chuyển
- Giám sát toàn bộ quy trình du lịch từ lập kế hoạch đến thực hiện, bao gồm đặt vé máy bay/khách sạn, tạo lịch trình chi tiết và quản lý chi phí liên quan đến du lịch
- Khởi xướng và quản lý các dự án phát sinh khi cần, thể hiện sự chủ động trong việc xác định cơ hội cải tiến quy trình và hoàn thành kết quả đúng hạn
- Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng chung như quản lý tài liệu, xử lý thư từ và duy trì hệ thống tổ chức với sự chú ý đến chi tiết
- Đóng vai trò là cầu nối giữa các đồng sáng lập và nhà cung cấp bên ngoài, đảm bảo giao tiếp rõ ràng và thống nhất về mục tiêu dự án
- Chuẩn bị và duy trì hồ sơ toàn diện về mọi hoạt động hành chính, bao gồm tổ chức tệp kỹ thuật số và nhập liệu
- Hỗ trợ phát triển quy trình vận hành để nâng cao hiệu quả và hiệu suất trên toàn tổ chức
Yêu cầu Công việc
- Có kinh nghiệm đã được chứng minh trong các vai trò hỗ trợ hành chính với khả năng quản lý lịch trình và quy trình làm việc phức tạp
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc với thành tích đã được chứng minh trong việc đạt kết quả chất lượng cao dưới áp lực thời gian
- Thành thạo phần mềm quản lý lịch (ví dụ: Google Calendar, Outlook) và nền tảng đặt du lịch (ví dụ: Expedia, Amex)
- Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, cả bằng văn bản và lời nói, với khả năng tương tác chuyên nghiệp với các bên liên quan ở mọi cấp độ
- Khả năng đa nhiệm hiệu quả trong khi vẫn tập trung vào các ưu tiên quan trọng trong môi trường nhịp độ nhanh
- Chú ý đến chi tiết với cam kết chính xác trong mọi nhiệm vụ hành chính và tài liệu
- Hiểu biết về phương pháp luận và công cụ quản lý dự án để thực hiện thành công các sáng kiến phát sinh
- Hiểu biết cơ bản về hoạt động kinh doanh và khả năng đóng góp vào nỗ lực tối ưu hóa quy trình
- Sẵn sàng làm việc giờ linh hoạt, bao gồm thỉnh thoảng buổi tối và cuối tuần khi cần
- Kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc với khả năng tư duy phản biện và giải quyết thách thức bất ngờ