Описание должности
Роль исполнительного личного ассистента предназначена для предоставления всесторонней поддержки Генеральному директору (CEO) путем точного и конфиденциального управления как профессиональными, так и личными делами. Эта должность требует высокоорганизованного человека, который может эффективно выполнять сложные административные задачи, координировать бизнес-операции высокого уровня и поддерживать бесперебойную коммуникацию между внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Идеальный кандидат будет выступать в качестве основного контактного лица CEO, обеспечивая приоритезацию и эффективную передачу всей критически важной информации, сохраняя конфиденциальность и профессионализм во всех взаимодействиях.
Ключевые обязанности
- Выступать в качестве доверенного лица CEO, управляя потоком информации и отличая срочные деловые вопросы от несущественных административных задач с помощью стратегического суждения.
- Прогнозировать и заранее удовлетворять потребности CEO через упреждающее управление задачами, включая выявление повторяющихся требований и внедрение проактивных решений.
- Координировать и оптимизировать график CEO, организуя многоуровневое планирование, расставляя приоритеты для срочных встреч и обеспечивая бесшовную интеграцию с обязательствами перед внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
- Управлять логистикой внутренних и международных поездок, включая планирование маршрутов, координацию с поставщиками и обеспечение безупречного выполнения всех связанных с поездками мероприятий.
- Сотрудничать с межфункциональными административными командами в рамках высокоэффективных проектов, способствуя организационной эффективности и создавая динамичную рабочую среду.
- Выполнять личные административные задачи CEO, такие как управление важными датами, координация личных покупок, организация поручений и контроль подготовки подарков к особым случаям.
- Обеспечивать полную поддержку в составлении отчетов о расходах CEO и корпоративной документации, гарантируя точность, соответствие требованиям и своевременную подачу всех записей.
- Быть доступным за пределами стандартного рабочего времени, включая выходные, для поддержки CEO при необходимости, сохраняя гибкую и оперативную рабочую этику.
- Выступать в качестве стратегического партнера CEO, прогнозируя будущие потребности, выявляя потенциальные проблемы и предлагая действенные рекомендации по улучшению процессов.
- Поддерживать профессиональные отношения с внешними партнерами, поставщиками и клиентами, обеспечивая соответствие всех коммуникаций бизнес-целям и личным предпочтениям CEO.
Требования к должности
- Подтвержденный опыт работы личным ассистентом у топ-менеджеров с демонстрацией успешного управления административными и исполнительными обязанностями высокого уровня.
- Отличные организационные навыки с умением работать со сложными графиками, эффективно расставлять приоритеты задач и точно вести несколько параллельных проектов.
- Сильные коммуникативные способности, включая исключительные письменные и устные навыки, для четкой и профессиональной передачи информации на всех уровнях организации.
- Владение программным обеспечением для управления календарями и инструментами координации поездок с умением создавать и поддерживать детальные графики как деловых, так и личных мероприятий.
- Способность работать самостоятельно с минимальным контролем, сохраняя высокий уровень конфиденциальности при работе с конфиденциальной информацией.
- Отличные навыки решения проблем для преодоления непредвиденных трудностей, разрешения конфликтов и внедрения эффективных решений для нужд CEO.
- Сильное внимание к деталям для обеспечения точности во всех административных задачах, от управления документами до отчетности о расходах и планирования.
- Гибкость для работы за пределами стандартного рабочего времени, включая выходные, для своевременной поддержки срочных потребностей CEO.
- Способность поддерживать профессиональные отношения с внутренними командами и внешними заинтересованными сторонами, соблюдая бизнес-стандарты и личные предпочтения CEO.
- Отличные навыки тайм-менеджмента для балансировки множества обязанностей, соблюдения сроков и обеспечения эффективного выполнения всех задач.
