Mô Tả Công Việc
Vị trí Trợ Lý Cá Nhân Điều Hành này được thiết kế để hỗ trợ toàn diện cho Giám đốc Điều Hành (CEO) bằng cách quản lý các công việc chuyên môn và cá nhân một cách chính xác và kín đáo. Vị trí đòi hỏi một cá nhân có tổ chức cao, có thể xử lý hiệu quả các nhiệm vụ hành chính phức tạp, phối hợp các hoạt động kinh doanh cấp cao và duy trì giao tiếp liền mạch với các bên liên quan trong và ngoài công ty. Ứng viên lý tưởng sẽ là điểm liên hệ chính của CEO, đảm bảo tất cả thông tin quan trọng được ưu tiên và chuyển giao hiệu quả trong khi duy trì tính bảo mật và chuyên nghiệp trong mọi tương tác.
Trách Nhiệm Chính
- Đóng vai trò là người tin cậy của CEO bằng cách quản lý luồng thông tin, phân biệt các vấn đề kinh doanh khẩn cấp với các nhiệm vụ hành chính không thiết yếu bằng cách sử dụng phán đoán chiến lược.
- Chủ động dự đoán và giải quyết nhu cầu của CEO thông qua quản lý công việc dự đoán, bao gồm xác định các yêu cầu lặp lại và triển khai các giải pháp chủ động.
- Phối hợp và tối ưu hóa lịch trình của CEO bằng cách tổ chức lịch trình nhiều tầng, ưu tiên các cuộc hẹn có thời hạn và đảm bảo tích hợp liền mạch với các cam kết của các bên liên quan trong và ngoài công ty.
- Quản lý hậu cần du lịch trong nước và quốc tế, bao gồm lập kế hoạch hành trình, phối hợp với nhà cung cấp và đảm bảo tất cả các sắp xếp liên quan đến du lịch được thực hiện hoàn hảo.
- Hợp tác với các nhóm hành chính đa chức năng trong các dự án có tác động cao, đóng góp vào hiệu quả tổ chức và thúc đẩy môi trường làm việc năng động.
- Xử lý các nhiệm vụ hành chính cá nhân của CEO như quản lý các ngày quan trọng, phối hợp mua sắm cá nhân, sắp xếp các việc vặt và giám sát chuẩn bị quà tặng cho các dịp đặc biệt.
- Cung cấp hỗ trợ từ đầu đến cuối cho báo cáo chi phí và tài liệu công ty của CEO, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ và nộp hồ sơ kịp thời.
- Đảm bảo sẵn sàng làm việc ngoài giờ hành chính, bao gồm cả cuối tuần, để hỗ trợ nhu cầu của CEO khi cần thiết, duy trì đạo đức làm việc linh hoạt và đáp ứng nhanh.
- Đóng vai trò là đối tác chiến lược của CEO bằng cách dự đoán các yêu cầu trong tương lai, xác định các thách thức tiềm ẩn và đưa ra các khuyến nghị hành động để cải thiện quy trình.
- Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng bên ngoài trong khi đảm bảo tất cả các giao tiếp phù hợp với mục tiêu kinh doanh và sở thích cá nhân của CEO.
Yêu Cầu Công Việc
- Có kinh nghiệm đã được chứng minh trong vai trò trợ lý cá nhân cho các lãnh đạo cấp cao, với thành tích rõ ràng trong việc quản lý các trách nhiệm hành chính và điều hành cấp cao.
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc với khả năng xử lý lịch trình phức tạp, ưu tiên công việc hiệu quả và duy trì nhiều dự án đồng thời một cách chính xác.
- Khả năng giao tiếp mạnh mẽ, bao gồm kỹ năng viết và nói xuất sắc, để truyền đạt thông tin rõ ràng và chuyên nghiệp đến mọi cấp độ trong tổ chức.
- Thành thạo phần mềm quản lý lịch trình và công cụ phối hợp du lịch, với khả năng tạo và duy trì lịch trình chi tiết cho cả sự kiện kinh doanh và cá nhân.
- Có khả năng làm việc độc lập với sự giám sát tối thiểu, đồng thời duy trì mức độ kín đáo và bảo mật cao trong việc xử lý thông tin nhạy cảm.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc để giải quyết các thách thức bất ngờ, giải quyết xung đột và triển khai các giải pháp hiệu quả cho nhu cầu của CEO.
- Chú ý cao đến chi tiết để đảm bảo tính chính xác trong tất cả các nhiệm vụ hành chính, từ quản lý tài liệu đến báo cáo chi phí và lập lịch trình.
- Tính linh hoạt để làm việc ngoài giờ hành chính, bao gồm cả cuối tuần, để cung cấp hỗ trợ kịp thời cho các yêu cầu khẩn cấp của CEO.
- Khả năng duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với các nhóm nội bộ và các bên liên quan bên ngoài trong khi tuân thủ các tiêu chuẩn kinh doanh và sở thích cá nhân của CEO.
- Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc để cân bằng nhiều trách nhiệm, đáp ứng thời hạn và đảm bảo tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả và kịp thời.
