Описание должности
Эта позиция играет ключевую роль в поддержке Генерального секретаря, сосредоточившись на административной координации и операционном управлении. Кандидат будет отвечать за обеспечение бесперебойного выполнения повседневных задач, поддержание организованных рабочих процессов и содействие эффективной коммуникации между Генеральным секретарем и другими отделами. Роль требует проактивного подхода к решению проблем, внимания к деталям и способности одновременно управлять несколькими приоритетами.
Ключевые обязанности
- Координировать и управлять ежедневным расписанием Генерального секретаря, включая планирование встреч, назначений и официальных мероприятий, обеспечивая их соответствие целям организации.
- Собирать, анализировать, систематизировать и архивировать деловую информацию с помощью систематических процессов управления данными, поддерживая точные записи и выявляя полезные инсайты.
- Помогать в приеме деловых визитов, подготавливая материалы для брифингов, координируя логистику и обеспечивая соблюдение профессиональных стандартов гостеприимства.
- Сопровождать Генерального секретаря в официальных поездках и командировках, оказывая оперативную поддержку и обеспечивая бесперебойную организацию поездок.
- Организовывать комплексные маршруты для внутренних и международных поездок, включая координацию транспорта, бронирование жилья и корректировку маршрутов по мере необходимости.
- Оказывать вспомогательные административные услуги отделу, такие как управление документами, подготовка протоколов встреч и содействие межведомственной коммуникации.
- Выступать в качестве связующего звена между Генеральным секретарем и внешними заинтересованными сторонами, обеспечивая своевременный и точный обмен информацией во время официальных мероприятий.
- Поддерживать и обновлять внутренние системы документации, обеспечивая доступность и соблюдение протоколов безопасности данных.
- Поддерживать Генерального секретаря в ситуациях управления кризисами, подготавливая планы действий на случай непредвиденных обстоятельств и координируя усилия по реагированию.
- Проводить регулярные проверки эффективности административных процессов для выявления областей улучшения и внедрения решений, повышающих эффективность.
Требования к кандидату
- Минимум степень бакалавра в области делового администрирования, связей с общественностью или смежной области с опытом работы на должностях поддержки руководства от 3 лет.
- Отличные организационные навыки с подтвержденной способностью управлять сложными расписаниями и эффективно расставлять приоритеты в условиях высокого давления.
- Владение инструментами анализа данных (например, Excel, Google Sheets) и программным обеспечением для управления документами, а также внимательность к деталям в ведении записей.
- Свободное владение английским и как минимум одним дополнительным языком (например, китайским, испанским) для международной коммуникации и документооборота.
- Сильные навыки межличностного общения с подтвержденной способностью профессионально взаимодействовать с различными заинтересованными сторонами, включая государственных чиновников и корпоративных партнеров.
- Способность сохранять конфиденциальность и обращаться с конфиденциальной информацией с осмотрительностью и профессионализмом.
- Опыт работы с системами координации поездок и знание международных протоколов путешествий, включая процессы получения виз и таможенные правила.
- Отличные письменные и устные коммуникативные навыки, способность составлять официальную переписку и четко представлять информацию руководству.
- Владение Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) и инструментами Google Workspace для создания документов и совместной работы.
- Способность работать самостоятельно с минимальным контролем, сохраняя при этом сильные командные навыки в межведомственном взаимодействии.
- Знание лучших практик офисного управления и способность внедрять улучшения процессов для повышения операционной эффективности.
- Сильные навыки решения проблем с возможностью реагировать на непредвиденные вызовы во время встреч, визитов или организации поездок.
- Опыт планирования и координации мероприятий, включая выбор места проведения, организацию питания и управление логистикой для мероприятий высокого уровня.
- Способность вести точные записи всех административных действий и обеспечивать соблюдение политик и процедур организации.
- Владение цифровыми системами календарей (например, Outlook, Google Calendar) для планирования и управления временем в нескольких часовых поясах.