Mô tả Công việc
Vị trí này đóng vai trò hỗ trợ chủ chốt cho Tổng Thư ký, tập trung vào điều phối hành chính và quản lý hoạt động. Ứng viên sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo thực hiện trơn tru các nhiệm vụ hàng ngày, duy trì quy trình làm việc có tổ chức và tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả giữa Tổng Thư ký và các phòng ban khác. Vai trò yêu cầu cách tiếp cận chủ động trong giải quyết vấn đề, chú ý đến chi tiết và khả năng quản lý nhiều ưu tiên cùng lúc.
Trách nhiệm Chính
- Điều phối và quản lý lịch trình hàng ngày của Tổng Thư ký, bao gồm lên lịch họp, cuộc hẹn và sự kiện chính thức đồng thời đảm bảo phù hợp với mục tiêu tổ chức.
- Thu thập, phân tích, sắp xếp và lưu trữ thông tin kinh doanh thông qua quy trình quản lý dữ liệu hệ thống, duy trì hồ sơ chính xác và xác định các thông tin có thể hành động.
- Hỗ trợ tiếp đón các chuyến thăm kinh doanh bằng cách chuẩn bị tài liệu giới thiệu, điều phối hậu cần và đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn tiếp đón chuyên nghiệp.
- Đồng hành cùng Tổng Thư ký trong các chuyến công tác và nhiệm vụ đi lại, cung cấp hỗ trợ tức thời và đảm bảo sắp xếp chuyến đi suôn sẻ.
- Sắp xếp lịch trình du lịch toàn diện cho các chuyến đi trong nước và quốc tế, bao gồm điều phối vận chuyển, đặt chỗ ở và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết.
- Cung cấp các dịch vụ hành chính phụ trợ cho phòng ban, như quản lý tài liệu, chuẩn bị biên bản cuộc họp và tạo điều kiện giao tiếp liên phòng.
- Đóng vai trò liên lạc giữa Tổng Thư ký và các bên liên quan bên ngoài, đảm bảo trao đổi thông tin kịp thời và chính xác trong các hoạt động chính thức.
- Duy trì và cập nhật hệ thống tài liệu nội bộ, đảm bảo khả năng truy cập và tuân thủ các giao thức bảo mật dữ liệu.
- Hỗ trợ Tổng Thư ký trong các tình huống quản lý khủng hoảng bằng cách chuẩn bị kế hoạch dự phòng và điều phối các nỗ lực ứng phó khẩn cấp.
- Tiến hành đánh giá hiệu suất thường xuyên các quy trình hành chính để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và triển khai các giải pháp nâng cao hiệu quả.
Yêu cầu Công việc
- Tối thiểu bằng cử nhân về quản trị kinh doanh, quan hệ công chúng hoặc lĩnh vực liên quan với 3+ năm kinh nghiệm trong các vai trò hỗ trợ điều hành.
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc với khả năng đã được chứng minh trong việc quản lý lịch trình phức tạp và ưu tiên nhiệm vụ hiệu quả trong môi trường áp lực cao.
- Thành thạo các công cụ phân tích dữ liệu (ví dụ: Excel, Google Sheets) và phần mềm quản lý tài liệu, cùng với sự chú ý cao đến chi tiết trong lưu trữ hồ sơ.
- Thông thạo tiếng Anh và ít nhất một ngôn ngữ bổ sung (ví dụ: tiếng Trung, tiếng Tây Ban Nha) cho nhu cầu giao tiếp và tài liệu quốc tế.
- Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ với khả năng tương tác chuyên nghiệp với các bên liên quan đa dạng, bao gồm quan chức chính phủ và đối tác doanh nghiệp.
- Khả năng bảo mật và xử lý thông tin nhạy cảm với sự kín đáo và chuyên nghiệp.
- Kinh nghiệm với hệ thống điều phối du lịch và hiểu biết về giao thức du lịch quốc tế, bao gồm quy trình visa và quy định hải quan.
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc, với khả năng soạn thảo thư tín chính thức và trình bày thông tin rõ ràng cho ban quản lý cấp cao.
- Thành thạo Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) và công cụ Google Workspace để tạo và cộng tác tài liệu.
- Khả năng làm việc độc lập với sự giám sát tối thiểu trong khi duy trì khả năng làm việc nhóm mạnh mẽ giữa các phòng ban.
- Hiểu biết về các phương pháp quản lý văn phòng tốt nhất và khả năng triển khai cải tiến quy trình để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ với khả năng xử lý các thách thức bất ngờ trong các cuộc họp, chuyến thăm hoặc sắp xếp du lịch.
- Kinh nghiệm lập kế hoạch và điều phối sự kiện, bao gồm lựa chọn địa điểm, sắp xếp ăn uống và quản lý hậu cần cho các sự kiện quan trọng.
- Khả năng duy trì hồ sơ chính xác về tất cả các hoạt động hành chính và đảm bảo tuân thủ chính sách và quy trình tổ chức.
- Thành thạo sử dụng hệ thống lịch kỹ thuật số (ví dụ: Outlook, Google Calendar) để lập lịch và quản lý thời gian qua nhiều múi giờ.