Mô Tả Công Việc
Vị trí này yêu cầu một chuyên gia chủ động và có tổ chức để quản lý nhiều chức năng hành chính và nhân sự khác nhau. Trách nhiệm chính bao gồm giám sát các hoạt động nhân sự hàng ngày như tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới và các chương trình định hướng. Điều này liên quan đến việc phối hợp với các quản lý tuyển dụng để xác định nhu cầu nhân sự, tìm kiếm ứng viên chất lượng thông qua các bài đăng tuyển dụng và kênh tuyển dụng, đồng thời hỗ trợ quy trình tuyển dụng từ sàng lọc ban đầu đến đề nghị cuối cùng. Ngoài ra, vai trò này bao gồm quản lý quy trình tính lương, bao gồm tính toán lương, khấu trừ thuế và phân phối thanh toán, cũng như xử lý các phúc lợi pháp định như MPF (Quỹ Hưu Trí Bắt Buộc) và quản lý bảo hiểm. Ứng viên cũng sẽ chịu trách nhiệm duy trì hoạt động văn phòng, bao gồm giám sát hợp đồng thuê văn phòng, quản lý các nhiệm vụ hành chính hàng ngày và đảm bảo môi trường làm việc hoạt động trơn tru.
Trách Nhiệm Chính
- Phối hợp và thực hiện các hoạt động tuyển dụng, bao gồm tạo bài đăng tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, lập lịch phỏng vấn và quy trình đào tạo nhân viên mới.
- Quản lý các chương trình định hướng nhân viên, đảm bảo nhân viên mới được đào tạo toàn diện về chính sách công ty, quy trình và kỳ vọng văn hóa.
- Giám sát quy trình tính lương, bao gồm tính toán chính xác lương, khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ pháp định, đồng thời đảm bảo phân phối thanh toán đúng hạn.
- Quản lý các phúc lợi nhân viên như MPF, bảo hiểm và các quyền lợi pháp định khác, duy trì tuân thủ quy định địa phương và chính sách công ty.
- Xử lý quy trình nhận việc và nghỉ việc, bao gồm chuẩn bị hợp đồng lao động, xử lý thủ tục nghỉ việc và đảm bảo chuyển tiếp suôn sẻ cho nhân viên rời đi.
- Cung cấp hỗ trợ hậu cần cho hoạt động văn phòng, quản lý mua sắm vật tư văn phòng, phối hợp với nhà cung cấp và duy trì cơ sở vật chất văn phòng.
- Tổ chức và quản lý các sự kiện nhân viên, bao gồm hoạt động xây dựng đội ngũ, lễ kỷ niệm và hỗ trợ hành chính cho các sáng kiến toàn công ty.
- Hỗ trợ xử lý thị thực cho nhân viên quốc tế, đảm bảo tuân thủ quy định nhập cư và phối hợp với cơ quan liên quan.
- Hỗ trợ lịch trình của CEO bằng cách phối hợp sắp xếp du lịch, lịch họp và các nhiệm vụ hành chính liên quan đến chức năng điều hành.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao phó, bao gồm các dự án đột xuất, cải tiến quy trình và hợp tác liên phòng ban.
Yêu Cầu Công Việc
- Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính nhân sự hoặc các lĩnh vực liên quan, với chuyên môn đã được chứng minh trong tuyển dụng, tính lương và quan hệ nhân viên.
- Thành thạo trong việc quản lý tuân thủ pháp định về phúc lợi nhân viên, bao gồm quy định MPF và bảo hiểm tại Hồng Kông hoặc các khu vực pháp lý liên quan khác.
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc với khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc trong môi trường làm việc nhanh.
- Khả năng giao tiếp mạnh mẽ, cả bằng văn bản và lời nói, để tương tác hiệu quả với nhân viên, quản lý và đối tác bên ngoài.
- Hiểu biết về hệ thống quản lý văn phòng, bao gồm quy trình mua sắm, bảo trì cơ sở vật chất và tổ chức sự kiện.
- Khả năng xử lý đơn xin thị thực và duy trì tuân thủ luật nhập cư cho nhân viên quốc tế.
- Thành thạo sử dụng phần mềm nhân sự và công cụ quản lý văn phòng để nhập liệu, báo cáo và tự động hóa quy trình làm việc.
- Chú ý cao đến chi tiết để đảm bảo độ chính xác trong tính toán lương, quản lý tài liệu và hồ sơ hành chính.
- Khả năng làm việc độc lập và chủ động trong giải quyết vấn đề và tối ưu hóa quy trình.
- Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc để đáp ứng thời hạn cho các nhiệm vụ tuyển dụng, tính lương và hành chính trong khi duy trì chất lượng dịch vụ cao.