Mô tả Công việc
Vị trí này yêu cầu một Nhân viên Dịch vụ Khách hàng chuyên nghiệp thông thạo tiếng Nhật để cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng xuất sắc. Công việc bao gồm quản lý các tương tác với khách hàng qua nhiều kênh như email, nền tảng trực tuyến và hệ thống backend. Đại diện sẽ chịu trách nhiệm giải quyết các yêu cầu của khách hàng, xử lý mối quan tâm và cung cấp giải pháp kịp thời để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, ứng viên cần phối hợp với các nhóm nội bộ để tối ưu hóa quy trình và duy trì hồ sơ chính xác về phản hồi và yêu cầu của khách hàng.
Trách nhiệm Chính
- Xử lý và ưu tiên các đơn hàng backend một cách hiệu quả, đảm bảo giải quyết kịp thời các vấn đề của khách hàng.
- Cung cấp dịch vụ khách hàng 24/7 qua hệ thống truy vấn trực tuyến và email, luôn duy trì sự chuyên nghiệp và phản hồi nhanh chóng.
- Xử lý nhiều loại yêu cầu của khách hàng, bao gồm câu hỏi về sản phẩm, vấn đề thanh toán và yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, sử dụng cả email và công cụ giao tiếp trực tuyến.
- Đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và các phòng ban khác như bán hàng, hỗ trợ kỹ thuật và phát triển sản phẩm để đảm bảo phối hợp nhịp nhàng.
- Ghi chép và theo dõi phản hồi, đề xuất và khiếu nại của khách hàng theo định dạng có cấu trúc, đảm bảo mọi thông tin được ghi lại chính xác và chia sẻ với các nhóm liên quan.
- Giải quyết các khiếu nại phức tạp và tình huống đặc biệt của khách hàng với sự đồng cảm và kỹ năng giải quyết vấn đề, đồng thời duy trì trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
- Thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như cập nhật trạng thái đơn hàng, quản lý tài khoản và theo dõi dịch vụ để hỗ trợ giữ chân và tăng lòng trung thành của khách hàng.
- Cập nhật thường xuyên về chính sách công ty, thông tin sản phẩm và thay đổi dịch vụ để cung cấp thông tin chính xác và mới nhất cho khách hàng.
- Phối hợp với các nhóm chức năng chéo để xác định cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Đảm bảo tuân thủ quy định về bảo mật dữ liệu và luôn giữ bí mật thông tin khách hàng.
Yêu cầu Công việc
- Thành thạo tiếng Nhật như ngôn ngữ mẹ đẻ hoặc trình độ cao và kỹ năng giao tiếp bằng văn bản/nói tiếng Anh tốt.
- Kinh nghiệm đã được chứng minh trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, ưu tiên môi trường làm việc nhanh với trọng tâm hỗ trợ đa ngôn ngữ.
- Khả năng giải quyết vấn đề xuất sắc và xử lý các tình huống khách hàng khó khăn với sự kiên nhẫn và chuyên nghiệp.
- Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm, với kỹ năng tổ chức mạnh để quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
- Thành thạo sử dụng phần mềm dịch vụ khách hàng, hệ thống CRM và nền tảng email để tối ưu hóa hoạt động.
- Chú ý đến chi tiết và chính xác trong việc ghi chép tương tác và phản hồi của khách hàng.
- Khả năng giữ bình tĩnh và thái độ tích cực trong các tình huống áp lực cao hoặc khiếu nại của khách hàng.
- Hiểu biết cơ bản về hoạt động kinh doanh và khả năng giao tiếp hiệu quả với các nhóm nội bộ.
- Linh hoạt về thời gian để phù hợp với ca làm việc hoặc giờ kéo dài khi cần thiết.
- Cam kết học hỏi liên tục và cải thiện kỹ thuật dịch vụ khách hàng cũng như kiến thức ngành.