Quản lý Vận hành at Xverse

Mô Tả Công Việc

Trách Nhiệm Chính

• Hợp tác chặt chẽ với CEO để giám sát và quản lý mọi khía cạnh hoạt động của công ty, bao gồm nhân sự, kế hoạch tài chính, quan hệ nhà cung cấp và các chức năng hành chính.
• Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài như kế toán, tư vấn pháp lý và các công ty chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn pháp lý, hoàn thành kịp thời các đầu việc và giao tiếp hiệu quả giữa các bên.
• Xử lý quy trình tính lương chính xác, đảm bảo chi trả lương đúng hạn cho nhân viên, đồng thời quản lý các chương trình phúc lợi nhân viên và quy trình hành chính liên quan đến nhân sự.
• Giám sát quản lý nhà cung cấp bằng cách xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng có lợi và đảm bảo xử lý thanh toán kịp thời để duy trì hoạt động liên tục.
• Hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính chung, bao gồm tổ chức các cuộc họp điều hành, quản lý lịch trình, sắp xếp công tác và xử lý thư từ nội bộ và bên ngoài một cách chuyên nghiệp.
• Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu pháp lý và quy định bằng cách hợp tác với CEO để phát triển, triển khai và giám sát các chính sách và quy trình cần thiết.
• Đóng góp vào việc cải tiến liên tục các quy trình hoạt động bằng cách xác định các điểm không hiệu quả, đề xuất giải pháp sáng tạo và thực hiện các cải tiến quy trình để nâng cao năng suất.
• Duy trì hồ sơ toàn diện và chính xác về các giao dịch tài chính, hợp đồng, tài liệu nhân sự và các tài liệu tổ chức khác để hỗ trợ minh bạch và trách nhiệm giải trình.
• Thận trọng và bảo mật thông tin nhạy cảm, đặc biệt trong các vấn đề nhân sự liên quan đến dữ liệu nhân viên và thông tin nội bộ.
• Hỗ trợ CEO thực hiện các nhiệm vụ đột xuất và dự án đặc biệt khi cần, thể hiện sự linh hoạt và khả năng thích ứng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Yêu Cầu Công Việc

• Kinh nghiệm đã được chứng minh trong quản lý hoạt động, ưu tiên có nền tảng về nhân sự, tài chính hoặc các vai trò hỗ trợ hành chính.
• Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ với khả năng quản lý nhiều ưu tiên cùng lúc trong môi trường làm việc nhanh.
• Khả năng giao tiếp xuất sắc, bao gồm cả kỹ năng viết và nói, để tương tác hiệu quả với các nhóm nội bộ và đối tác bên ngoài.
• Thành thạo các hệ thống tính lương và phần mềm nhân sự, với khả năng duy trì độ chính xác trong các quy trình tài chính và hành chính.
• Khả năng hiểu và áp dụng các khung pháp lý và quy định để đảm bảo tuân thủ trong mọi hoạt động của công ty.
• Kiến thức từ trung cấp đến nâng cao về quản lý hợp đồng và chiến lược quan hệ nhà cung cấp.
• Chú ý đến chi tiết với cam kết duy trì thực hành lưu trữ hồ sơ và tài liệu chất lượng cao.
• Sự thận trọng và phán đoán đạo đức để xử lý thông tin bảo mật một cách có trách nhiệm, đặc biệt trong các bối cảnh liên quan đến nhân sự.
• Linh hoạt thích ứng với các ưu tiên thay đổi và hỗ trợ CEO trong các dự án đa dạng đòi hỏi giải quyết vấn đề sáng tạo.
• Thành thạo Microsoft Office Suite và các công cụ hành chính khác để quản lý các nhiệm vụ hàng ngày hiệu quả.
• Khả năng làm việc độc lập trong khi duy trì giao tiếp cởi mở với lãnh đạo cấp cao để đảm bảo phù hợp với mục tiêu chiến lược.
• Kỹ năng phân tích mạnh mẽ để đánh giá dữ liệu hoạt động và xác định cơ hội cải tiến quy trình và tối ưu hóa chi phí.
• Khả năng quản lý thời gian xuất sắc để đáp ứng thời hạn cho tính lương, tuân thủ và các đầu việc hành chính.
• Khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài và bên liên quan nội bộ.
• Hiểu biết về kế hoạch liên tục kinh doanh và thực hành quản lý rủi ro để đảm bảo hoạt động trơn tru trong các thách thức.