Mô tả Công việc
Trợ lý Điều hành cho CEO cung cấp hỗ trợ hành chính cấp cao, đảm bảo hoạt động trơn tru và giao tiếp hiệu quả. Vai trò này bao gồm quản lý công tác du lịch, sự kiện, lịch trình và các nhiệm vụ bảo mật trong khi đóng vai trò là cầu nối quan trọng cho đội ngũ lãnh đạo.
Trách nhiệm Chính
- Phối hợp Du lịch: Sắp xếp và quản lý lịch trình du lịch cho CEO và đội ngũ lãnh đạo, bao gồm chuyến bay, chỗ ở, phương tiện di chuyển và lịch họp. Đảm bảo tất cả các sắp xếp du lịch đều tiết kiệm chi phí và hiệu quả.
- Lập kế hoạch Sự kiện: Tổ chức các chuyến đi công tác và các sự kiện khác của công ty, đảm bảo mọi hậu cần được quản lý suôn sẻ để tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ và hiệu quả.
- Hỗ trợ Cá nhân: Hỗ trợ CEO và đội ngũ lãnh đạo với các nhiệm vụ đa dạng khi cần, đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ. Xử lý thông tin bảo mật và nhạy cảm với sự kín đáo.
- Quản lý Giao tiếp và Lịch trình: Quản lý và ưu tiên lịch trình của CEO, sắp xếp các cuộc họp, cuộc hẹn và sự kiện. Phối hợp và hỗ trợ giao tiếp nội bộ và bên ngoài thay mặt CEO. Chuẩn bị và chỉnh sửa thư từ, báo cáo và bài thuyết trình.
- Hỗ trợ Hoạt động: Hỗ trợ đội ngũ với các nhiệm vụ và câu hỏi hoạt động đa dạng, cung cấp giải pháp kịp thời và hiệu quả. Đóng vai trò là điểm liên hệ cho các yêu cầu và vấn đề hoạt động, đảm bảo quy trình làm việc trơn tru.
Yêu cầu Công việc
- Có kinh nghiệm chứng minh trong vai trò Trợ lý Điều hành hoặc tương tự, ưu tiên hỗ trợ các giám đốc cấp cao.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc, với khả năng đa nhiệm và ưu tiên hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói mạnh mẽ, chú ý đến chi tiết và sự chuyên nghiệp.
- Thành thạo phần mềm văn phòng (ví dụ: Microsoft Office, Google Workspace) và các công cụ quản lý lịch trình.
- Khả năng xử lý thông tin bảo mật với sự kín đáo và duy trì mức độ chuyên nghiệp cao.
- Linh hoạt thích ứng với các ưu tiên thay đổi và làm việc trong môi trường nhịp độ nhanh.
- Kinh nghiệm trong phối hợp du lịch và lập kế hoạch sự kiện là một lợi thế lớn.